Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern zu verwenden. Diese Verpflichtung betrifft auch Vereine und gemeinnützige Einrichtungen, soweit sie als Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) agieren. Ziel dieser Maßnahme ist es, die Effizienz zu steigern und Verwaltungsprozesse zu digitalisieren.
In diesem Leitfaden erfährst du, was dein Verein beachten muss und wie du dich optimal vorbereitest.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ersetzt herkömmliche Papier- und PDF-Rechnungen. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dies ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung durch Buchhaltungssoftware, ohne manuelle Eingaben. Gängige Formate sind beispielsweise die "XRechnung" oder "ZUGFeRD".
💡 Wichtig: Eine (XML-basierte) E-Rechnung ist nicht ohne Weiteres lesbar. Um die Inhalte anzuzeigen, benötigst du eine geeignete Software.
Betrifft die E-Rechnungspflicht 2025 auch meinen Verein?
Ja. Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen, einschließlich Vereinen und gemeinnützigen Organisationen, die als Unternehmer im Sinne des UStG tätig sind. Dies umfasst Tätigkeiten wie wirtschaftliche Geschäftsbetriebe, Vermögensverwaltung oder Zweckbetriebe. Rein ideelle Tätigkeiten, die nicht der Umsatzsteuer unterliegen, sind von der Pflicht ausgenommen.
Es gibt folgende Ausnahmen und Übergangsregelungen.
📌 Keine Pflicht zur E-Rechnung für:
✔ Vereine, die ausschließlich ideelle Tätigkeiten ausüben (z. B. Spendenaktionen, ehrenamtliche Arbeit)
✔ Rechnungen für umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß §4 UStG (z. B. Startgelder bei Sportveranstaltungen, Kursgebühren, Jugendhilfe)
✔ Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
📌 Pflicht zur E-Rechnung für:
✔ Wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (z. B. Sponsoring, Werbeeinnahmen, Gastronomie bei Veranstaltungen)
✔ Vermögensverwaltung (z. B. Einnahmen aus Vermietung oder Verpachtung)
✔ Zweckbetrieb (z. B. Ticketverkäufe für Vereinsveranstaltungen über 250 €)
📢 Achtung: Auch die Kleinunternehmerregelung befreit nicht von der E-Rechnungspflicht!
Übergangsfristen für die E-Rechnungspflicht in Vereinen
Um den Umstieg zu erleichtern, wurden Übergangsfristen eingeführt. Bis zum 31. Dezember 2026 können Vereine, unabhängig von ihrem Gesamtumsatz, weiterhin Rechnungen in herkömmlicher Form (z. B. als PDF) versenden. Für Vereine mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis zum 31. Dezember 2027. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese Übergangsfristen nur für das Erstellen von E-Rechnungen gelten. Der Empfang von E-Rechnungen muss bereits ab dem 1. Januar 2025 gewährleistet sein.
🕒 Bis Ende 2026: Alle Vereine dürfen Rechnungen weiterhin als PDF oder Papierdokument verschicken.
🕒 Bis Ende 2027: Vereine mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € haben eine verlängerte Frist.
📢 Wichtig: Diese Fristen betreffen nur das Erstellen von E-Rechnungen. Der Empfang von E-Rechnungen ist für alle Vereine ab dem 1. Januar 2025 Pflicht.
Beispiele: Welche Rechnungen müssen als E-Rechnung erstellt werden?
✔ Vermögensverwaltung: Miet- oder Pachtabrechnungen eines Vereinsheims
✔ Zweckbetrieb: Ticketverkäufe für Veranstaltungen über 250 €
✔ Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Sponsoring- oder Werbeverträge
Diese Beispiele zeigen, dass besonders der wirtschaftliche Bereich eines Vereins betroffen ist.
Vereine sollten folgende Schritte unternehmen, um sich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten:
- Prüfung der eigenen Tätigkeiten: Analysieren Sie, welche Bereiche Ihres Vereins als unternehmerische Tätigkeiten gelten und somit der E-Rechnungspflicht unterliegen.
- Anschaffung geeigneter Software: Investieren Sie in eine Buchhaltungssoftware, die das Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen im geforderten Format unterstützt.
- Schulung des Personals: Stellen Sie sicher, dass Verantwortliche im Verein im Umgang mit der neuen Software und den Anforderungen der E-Rechnung geschult sind.
- Sicherstellung der Archivierung: E-Rechnungen unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Eine sichere und zugängliche Archivierung muss gewährleistet sein.
Durch frühzeitige Planung und Umsetzung dieser Schritte kann Ihr Verein den Übergang zur E-Rechnungspflicht reibungslos gestalten und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung profitieren.
E-Rechnungen empfangen: Was benötigt dein Verein?
📩 Ein E-Mail-Postfach reicht technisch aus, da Rechnungen oft per E-Mail versendet werden.
❗ Problem: XML-Dateien sind nicht direkt lesbar. Eine Buchhaltungssoftware oder kostenfreie Lese-Programme (z.B.: von WISO) sind notwendig, um die Daten korrekt auszulesen und zu verarbeiten.
E-Rechnungen erstellen: Welche Software benötigt dein Verein?
📌 Prüfe, ob deine bestehende Software (falls vorhanden) das E-Rechnungsformat unterstützt oder ein Update nötig ist.
Falls dein Verein noch keine Software nutzt, solltest du eine Lösung wählen, die speziell auf Non-Profit-Organisationen ausgerichtet ist.
💾 Tipp: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen beträgt 10 Jahre. Eine cloudbasierte Lösung mit automatischen Backups bietet hohe Sicherheit.
FAQ: Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht für Vereine
❓ Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer normalen Rechnung?
✅ Eine E-Rechnung liegt im XML-Format vor und kann maschinell verarbeitet werden. PDFs oder Papierrechnungen sind nicht zulässig.
❓ Muss mein Verein für jede Rechnung eine E-Rechnung erstellen?
❌ Nein. Die Pflicht gilt nur für wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, Zweckbetrieb und Vermögensverwaltung.
❓ Gibt es eine Übergangsfrist für die E-Rechnungspflicht?
✅ Ja, für das Erstellen bis Ende 2026 (bzw. 2027 für kleinere Vereine). Der Empfang von E-Rechnungen ist jedoch ab 2025 verpflichtend.
❓ Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen versenden?
✅ Ja, aber nur bis Ende 2026/2027 – danach nur noch, wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt.
❓ Muss mein Verein E-Rechnungen digital archivieren?
✅ Ja, die 10-jährige Aufbewahrungspflicht gilt auch für E-Rechnungen.
Zusammenfassung: Das Wichtigste zur E-Rechnungspflicht für Vereine (ab 2025)
✅ Empfangspflicht: Ab 1. Januar 2025 müssen alle Vereine E-Rechnungen empfangen können.
✅ Erstellungspflicht: Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, Zweckbetrieb und Vermögensverwaltung müssen E-Rechnungen ausstellen.
✅ Übergangsfristen:
- Bis Ende 2026: Rechnungen dürfen noch als PDF versendet werden.
- Bis Ende 2027: Verlängerte Frist für Vereine mit unter 800.000 € Umsatz.
✅ Software notwendig: Ohne geeignete Buchhaltungssoftware ist die Umsetzung schwierig.
✅ Archivierungspflicht: E-Rechnungen müssen 10 Jahre digital gespeichert werden.
Fazit: Warum E-Rechnungen für Vereine wichtig sind
Auch wenn die Umstellung auf E-Rechnungen zunächst nach mehr Bürokratie klingt, bietet sie viele Vorteile:
✔ Weniger Verwaltungsaufwand durch automatisierte Prozesse
✔ Schnellere Buchhaltung dank digitaler Verarbeitung
✔ Kosteneinsparungen durch Wegfall von Papier- und Portokosten
✔ Mehr Transparenz & Rechtssicherheit
Nutze die Übergangsfrist, um frühzeitig eine passende Software zu wählen und deine Vereinsbuchhaltung fit für die E-Rechnung 2025 zu machen! 🚀
